Top 3 Lưu Ý Khi Ký Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Công Ty
Hợp đồng cho thuê văn phòng là giấy tờ pháp lý ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hàng của doanh nghiệp. Vậy nên, việc hiểu rõ các điều khoản là vô cùng cần thiết. Vậy nên Leaspec sẽ đưa ra 3 lưu ý quan trọng nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp tránh được những vấn đề rắc rối về sau!
Tóm tắt nội dung
Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Công Ty Là Gì?
Khái Niệm Và Tính Pháp Lý Của Hợp Đồng
Bản chất pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng có thể hiểu đơn giản là chứng thư pháp lý kết nối bên cho thuê và bên thuê. Cụ thể hóa các quyền lợi, trách nhiệm cùng thời gian sử dụng không gian văn phòng theo đúng quy định hiện hành.
Theo quy định của Bộ luật Dân sự & Luật Kinh doanh Bất động sản, hợp đồng thuê văn phòng phải được lập bằng văn bản. Đồng thời có đủ nội dung, tuân thủ các quy định mục đích sử dụng đất, công trình xây dựng.
Các Thành Phần Cơ Bản Bắt Buộc Phải Có
Một hợp đồng cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, hợp lệ cần đảm bảo các thành phần cốt lõi sau:
- Thông tin các bên: Tên pháp lý, địa chỉ, MST, người đại diện ký kết các bên.
- Đặc điểm diện tích: Số tầng, diện tích tính phí, diện tích sử dụng thực tế. Đồng thời là trang thiết bị bàn giao như: trần, sàn, điều hòa, đèn chiếu sáng, …
- Thời hạn thuê cùng mục đích sử dụng: Thời gian thuê cụ thể như: 1 năm; 3 năm. Mục đích sử dụng làm văn phòng, trụ sở công ty hoặc chi nhánh.
- Giá thuê, phương thức thanh toán: Đơn giá thuê, chu kỳ thanh toán, loại tiền tệ, …
- Quyền và nghĩa vụ của các bên: Trách nhiệm bảo trì, sửa chữa, nghĩa vụ tài chính, quyền chấm dứt hợp đồng.
Xem thêm: Hướng dẫn soạn hợp đồng thuê văn phòng chuẩn pháp lý 2025
Sự Khác Biệt Giữa Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Và Thuê Nhà Ở
Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa phân định rõ giữ hợp đồng thuê nhà ở cùng hợp đồng cho thuê văn phòng. Vậy nên Leaspec đã tổng hợp một số điểm khác biệt như bên dưới:
- Về đăng ký kinh doanh cùng hóa đơn VAT: Văn phòng cho thuê phải đủ điều kiện để doanh nghiệp đăng ký trụ sở. Đồng thời được xuất hóa đơn VAT hợp lệ còn nhà ở thông thường không đáp ứng yêu cầu này.
- Về tiêu chuẩn PCCC và an ninh: Tòa nhà văn phòng bắt buộc tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn PCCC. Bố trí lối thoát hiểm, hệ thống an ninh – Đây là điều mà nhà ở riêng lẻ thường không có.
- Về mục đích sử dụng: Thuê văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh, tiếp khách, vận hành doanh nghiệp. Đối với thuê nhà ở chỉ phục vụ mục đích sinh hoạt.
Top 3 Lưu Ý Khi Ký Kết Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng
Kiểm Tra Kỹ Tư Cách Pháp Nhân Và Quyền Cho Thuê
Để tránh “bẫy pháp lý” khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xác minh rõ các yếu tố sau:
- Quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê. Bao gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu công trình hoặc hợp đồng thuê sỉ.
- Giấy phép kinh doanh của tòa nhà. Đảm bảo tòa nhà được cấp phép hoạt động cho thuê văn phòng. Đồng thời đủ điều kiện để doanh nghiệp đặt trụ sở và xuất hóa đơn VAT.
Một số tranh chấp phát sinh do bên cho thuê không có đầy đủ quyền pháp lý, dẫn đến việc hợp đồng bị vô hiệu. Hoặc thậm chí doanh nghiệp không thể đăng ký kinh doanh tại địa chỉ thuê dẫn đến việc mất thời gian lẫn chi phí
Xem thêm: Cách tính GFA chuẩn xác trong xây dựng cho doanh nghiệp
Điều Khoản Về Tiền Đặt Cọc Và Điều Kiện Hoàn Cọc
Tiền đặt cọc là một trong những khoản tiền rất dễ phát sinh tranh chấp, vậy nên doanh nghiệp cần lưu ý rõ:
- Mức phí: Thông thường từ 3 tháng tiền thuê (cần thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng)
- Tính minh bạch: Hợp đồng phải liệt kê rõ các trường hợp được hoàn cọc và điều kiện phạt cọc cụ thể.
- Cam kết thời gian: Quy định trách nhiệm thông báo trước 3 – 6 tháng nếu muốn chấm dứt thuê sớm để tránh mất trắng khoản đặt cọc. Kiểm soát tốt điều khoản đặt cọc chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp làm chủ kế hoạch tài chính dài hạn.
Quy Định Về Việc Tu Sửa Và Hoàn Trả Mặt Bằng
Thiết lập không gian làm việc là bước đi chiến lược đối với các đơn vị thuê dài hạn. Do đó, khi đàm phán hợp đồng cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần đặc biệt cụ thể hóa các điều khoản sau:
- Thời gian ân hạn thi công (Fit-out): Thông thường tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê trong khoảng 30 ngày (tùy theo quy mô diện tích) để doanh nghiệp hoàn thiện nội thất.
- Quy định hoàn trả: Làm rõ việc bạn phải dỡ bỏ toàn bộ hay có thể để lại trần thạch cao, sàn gỗ cho người thuê sau. Việc hiểu đúng trách nhiệm thi công, hoàn trả mặt bằng giúp doanh nghiệp chủ động trong bài toán ngân sách.
Xem thêm: Công ty thiết kế nội thất văn phòng hàng đầu tại TP.HCM
Cách Tính Diện Tích Tối Ưu Trước Khi Ký Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng
Phân Biệt Diện Tích Gross Và Diện Tích Net
Dưới đây là khái niệm giúp doanh nghiệp có thể phân biệt rõ 2 loại diện tích Gross và Net:
- Diện tích Net: Diện tích sử dụng thực tế, đo trong lòng văn phòng.
- Diện tích Gross: Bao gồm diện tích Net cộng với phần diện tích dùng chung như hành lang, sảnh, nhà vệ sinh.
Theo thực tế, các văn phòng hạng A, B thường áp dụng cách tính diện tích Gross với hệ số từ 1.1 – 1.3. Vậy nên, doanh nghiệp cần nắm rõ để so sánh chính xác giá thuê.
Cơ Cấu Giá Thuê Và Các Loại Chi Phí Vận Hành
Một hợp đồng cho thuê văn phòng không chỉ có giá thuê cơ bản mà còn bao gồm:
- Giá thuê cố định: Tính theo USD/m² hoặc VNĐ/m²/tháng.
- Phí quản lý: Chi phí vận hành tòa nhà, bảo vệ, vệ sinh, bảo trì.
- Chi phí khác: Điện lạnh trung tâm, phí gửi xe, phí làm việc ngoài giờ (OT).
Doanh nghiệp nên yêu cầu bảng chi phí chi tiết để đánh giá tổng ngân sách thuê.
Xem thêm: Work Booth đa năng doanh nghiệp cần có
Cơ Chế Điều Chỉnh Giá Trong Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng
Thông thường, hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ có thêm các quy định như:
- Biên độ tăng giá: Sau mỗi 2–3 năm, mức tăng không quá 10%.
- Yếu tố tác động: Biến động tỷ giá USD, chỉ số CPI, tình hình cung – cầu văn phòng.
Việc nắm rõ cơ chế này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính dài hạn.
Nhìn chung hợp đồng cho thuê văn phòng là nền tảng pháp lý quyết định sự ổn định, hiệu quả trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp doanh nghiệp có thêm nhiều thông tin hữu ích. Đừng quên đồng hành cùng Leaspec để khám phá các bản tin thú vị tiếp theo!
Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu
- Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TPHCM
- Hotline: 0916 801 881
- Email: info@leaspec.com
- Website: https://leaspec.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/
