Hạch toán chi phí thuê văn phòng là gì?

Thanh toán chuyển khoản hóa đơn thuê văn phòng trên 20 triệu đồng

Các lỗi thường gặp khi hạch toán chi phí thuê văn phòng

Giải pháp tối ưu chi phí thuê văn phòng

Previous Next

Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Thuê Văn Phòng Chi Tiết 2025

Hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng quy định là nhiệm vụ quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều kế toán viên và chủ doanh nghiệp gặp sai sót do thiếu hiểu biết về quy định mới hoặc không chuẩn bị đầy đủ chứng từ. Sai sót có thể dẫn đến chi phí bị loại, phạt thuế hoặc rủi ro pháp lý.

Trong bài viết này Leaspec sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí khi thuê văn phòng theo quy định thuế 2025, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tối ưu hóa chi phí.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là gì?

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là quá trình ghi nhận các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng không gian văn phòng vào sổ sách kế toán. Các chi phí này bao gồm tiền thuê, phí dịch vụ, điện, nước, internet, các khoản liên quan khác,…

Mục tiêu là phản ánh chính xác chi phí trong báo cáo tài chính, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam và quy định thuế. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và tránh rủi ro khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Chi phí thuê văn phòng thường được ghi nhận vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp) nếu dùng cho mục đích quản lý, hoặc các tài khoản khác như 627 (chi phí sản xuất chung) nếu dùng làm nhà xưởng.

Điều kiện để chi phí thuê văn phòng được tính hợp lý

Để chi phí thuê văn phòng được coi là hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC:

Có đầy đủ hợp đồng thuê hợp pháp

Hợp đồng thuê văn phòng phải rõ ràng, nêu chi tiết quyền và nghĩa vụ của các bên. Hợp đồng cần được ký kết hợp pháp, có chữ ký của hai bên. Công chứng hợp đồng không bắt buộc nhưng được khuyến khích cho thuê dài hạn để tăng tính pháp lý.

Hóa đơn tài chính hợp lệ

Nếu thuê từ công ty, cần có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp lệ. Nếu thuê từ cá nhân, doanh nghiệp cần chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay (nếu có).

Trường hợp tổng chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê không cần nộp thuế GTGT và TNCN, nhưng doanh nghiệp vẫn cần hợp đồng và biên lai thanh toán.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đối với chi phí thuê trên 20 triệu đồng, thanh toán phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, kèm chứng từ xác nhận. Nếu thuê từ cá nhân, thanh toán tiền mặt được chấp nhận nhưng cần biên bản xác nhận nhận tiền từ chủ nhà.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng Mới Nhất

Hướng dẫn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Dưới đây là các trường hợp hạch toán chi phí thuê văn phòng phổ biến, phù hợp với quy định kế toán Việt Nam:

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trường hợp thanh toán trước toàn bộ chi phí

Khi doanh nghiệp thanh toán toàn bộ chi phí thuê văn phòng ngay từ đầu kỳ, hạch toán như sau:

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (tổng số tiền thuê).

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT).

• Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí vào tài khoản tương ứng:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK 627, 641 tùy mục đích sử dụng).

• Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trường hợp trả tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ

Nếu doanh nghiệp trả trước chi phí thuê cho nhiều kỳ (ví dụ: 6 tháng hoặc 1 năm), hạch toán tương tự:

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (tổng số tiền).

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT).

• Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Phân bổ định kỳ:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trường hợp đặt cọc thuê văn phòng

Tiền đặt cọc thuê văn phòng được hạch toán vào tài khoản 1388 (Tài sản khác):

• Nợ TK 1388 – Tiền đặt cọc.

• Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Khi nhận lại tiền cọc:

• Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

• Có TK 1388 –-Tiền đặt cọc.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trường hợp trả tiền thuê văn phòng hàng tháng

Nếu doanh nghiệp thanh toán tiền thuê hàng tháng, hạch toán trực tiếp:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT).

• Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau

Khi chưa thanh toán nhưng đã sử dụng văn phòng, ghi nhận chi phí phải trả:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT).

• Có TK 335 – Chi phí phải trả.

Khi thanh toán:

• Nợ TK 335 – Chi phí phải trả.

• Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Ví dụ định khoản thực tế

Ví dụ: Công ty X thuê văn phòng từ công ty Y, thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 10 triệu đồng, thanh toán trước 6 tháng (60 triệu đồng) vào ngày 1/1/2025, có hóa đơn GTGT 10%. Hạch toán như sau:

• Thanh toán trước: 

• • Nợ TK 242: 60,000,000 (chi phí trả trước).

  • Nợ TK 133: 6,000,000 (thuế GTGT).

  • Có TK 112: 66,000,000 (tiền gửi ngân hàng).

• Phân bổ hàng tháng (10 triệu/tháng):

  • Nợ TK 642: 10,000,000.

  • Có TK 242: 10,000,000.

Thuế liên quan đến chi phí thuê văn phòng

Thuế GTGT – Có được khấu trừ không?

Nếu thuê từ công ty, hóa đơn GTGT hợp lệ cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào (thường 10%). Nếu thuê từ cá nhân với tổng chi phí dưới 100 triệu đồng/năm, không phát sinh thuế GTGT, do đó không được khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, cần chứng từ nộp thuế để bổ sung hồ sơ.

Thuế TNDN – Chi phí được trừ và không được trừ

Chi phí thuê văn phòng của công ty được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Chi phí không được trừ nếu thiếu chứng từ hợp lệ hoặc thanh toán tiền mặt cho khoản trên 20 triệu đồng khi thuê từ công ty.

Những lỗi thường gặp khi hạch toán chi phí thuê văn phòng

Không có hợp đồng/hóa đơn đúng quy định

Thiếu hợp đồng hoặc hóa đơn hợp lệ dẫn đến chi phí bị loại khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo lưu trữ đầy đủ hồ sơ.

Thanh toán bằng tiền mặt vượt quy định

Thanh toán trên 20 triệu đồng bằng tiền mặt khi thuê từ công ty không được chấp nhận. Doanh nghiệp cần chuyển khoản và lưu giữ chứng từ ngân hàng.

Không phân bổ chi phí đúng kỳ kế toán

Trả trước nhiều kỳ nhưng không phân bổ đúng có thể gây sai lệch báo cáo tài chính. Kế toán cần phân bổ chi phí đều đặn theo kỳ.

Gợi ý giải pháp tối ưu chi phí thuê văn phòng

Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng

Phần mềm như MISA hoặc Fast Accounting giúp tự động hóa hạch toán, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Các phần mềm này cập nhật quy định thuế mới nhất, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

Hợp tác với đơn vị thuê văn phòng chuyên nghiệp

Hợp tác với các đơn vị như Leaspec cung cấp hợp đồng và hóa đơn hợp lệ, hỗ trợ pháp lý và đảm bảo chi phí thuê văn phòng được công nhận hợp lý.

Đào tạo kế toán nội bộ cập nhật quy định thuế mới

Đào tạo nhân sự kế toán về quy định thuế 2025 giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và tối ưu hóa chi phí.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng cách giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế, tránh rủi ro và tối ưu chi phí. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ và thực hiện hạch toán theo đúng tài khoản kế toán.

Sử dụng phần mềm kế toán, hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp và cập nhật kiến thức thuế là giải pháp hiệu quả. Đừng quên theo dõi bản tin Leaspec để cập nhật những tin tức hữu ích về thị trường cho thuê văn phòng.

Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu

• Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TPHCM
• Hotline: 0916 801 881
• Email: info@leaspec.com
• Website: https://leaspec.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/