Previous Next

Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Là Khi Nào?

Thuê văn phòng tưởng chừng chỉ xoay quanh giá thuê, vị trí, diện tích. Thực tế, hóa đơn mới là yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu nhất. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến xuất hóa đơn cho thuê văn phòng để đảm bảo chi phí hợp lệ, an toàn khi quyết toán thuế.

Bài viết này Leaspec sẽ giúp bạn nắm rõ bản chất vấn đề theo cách dễ hiểu, sát thực tế.

Các Loại Hóa Đơn Cần Biết Khi Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ được sử dụng cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Loại hóa đơn được lập khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xuất khẩu hoặc vận tải quốc tế.

Loại hóa đơn này do Bộ Tài chính phát hành và quản lý tập trung. Trên hóa đơn thể hiện thông tin của bên bán, bên mua, nội dung hàng hóa, dịch vụ, thời gian giao dịch, giá trị thanh toán, thuế suất và số tiền thuế GTGT phải nộp. Trước đây, do hóa đơn có màu đỏ nên thường được gọi là “hóa đơn đỏ”.

Đối với dịch vụ cho thuê văn phòng, việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng đúng chuẩn giúp kiểm soát doanh thu rõ ràng. Đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp thuê dễ dàng hạch toán chi phí hợp lệ.

Hóa đơn bán hàng

Bên cạnh hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng vẫn đóng vai trò cần thiết khi thuê văn phòng. Loại hóa đơn này được bên cho thuê phát hành, ghi rõ nội dung và chi phí dịch vụ.

Sau khi người thuê thanh toán xong, hóa đơn sẽ được xác nhận hợp lệ. Hóa đơn khi đó được xem như bằng chứng giao dịch đã hoàn thành.

Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Nhiều doanh nghiệp thường mắc lỗi xuất hóa đơn sai hình thức kê khai, thiếu hợp đồng thuê hoặc lập hóa đơn trễ hạn. Khi thanh tra, các sai sót này dễ phát sinh rủi ro pháp lý ngoài mong muốn.

Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Hiện Nay Là Khi Nào?

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng theo quy định pháp luật

Pháp luật quy định thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng được xác định dựa trên thời điểm cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm phát sinh thanh toán. Quy định này nhằm đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng thời gian ghi nhận doanh thu thực tế.

Cho thuê văn phòng được xem là một hình thức cung cấp dịch vụ liên tục. Vì vậy, hóa đơn được lập khi dịch vụ đã được cung cấp hoặc khi bên cho thuê thu tiền.

Việc xác định thời điểm xuất hóa đơn cần dựa trên yếu tố như thỏa thuận thanh toán, thời điểm doanh nghiệp bắt đầu sử dụng mặt bằng và thời điểm bên cho thuê nhận tiền. Xuất hóa đơn theo ngày ký hợp đồng thường không phù hợp nếu dịch vụ chưa phát sinh.

Có thể bạn cần: 99+ Sản Phẩm Nội Thất Vận Hành Đang Được Sử Dụng Trên Thị Trường Năm 2026

Thời điểm xuất hóa đơn khi thu tiền thuê văn phòng

Trong hoạt động cho thuê văn phòng, trách nhiệm phát hành hóa đơn thuộc về bên cho thuê. Doanh nghiệp đi thuê khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn hợp lệ sẽ được đơn vị cho thuê cung cấp theo đúng quy định.

Hóa đơn bán hàng được lập ngay sau thời điểm bên thuê hoàn tất việc đặt cọc hoặc thanh toán tiền thuê. Riêng hóa đơn VAT, thời điểm xuất hóa đơn được xác định khi dịch vụ cho thuê đã được cung cấp xong hoặc khi bên cho thuê nhận tiền. Điều này có thể diễn ra tại thời điểm bàn giao văn phòng hoặc khi thu tiền thuê trước.

Một số tình huống thực tế doanh nghiệp thường gặp

Không ít doanh nghiệp đã đi vào hoạt động tại văn phòng thuê ngay sau khi ký hợp đồng nhưng phải chờ đợi hóa đơn trong thời gian dài. Việc bên cho thuê xuất hóa đơn chậm làm phát sinh rủi ro khi hạch toán chi phí. Đặc biệt là khi không khớp kỳ kế toán.

Khi hóa đơn được lập muộn, nhiều đơn vị lựa chọn xuất dồn vào cuối năm. Khiến báo cáo tài chính thiếu chính xác và dễ bị cơ quan thuế đặt dấu hỏi. Đây là tình huống thường thấy ở các doanh nghiệp mới bắt đầu thuê văn phòng.

Đọc thêm: Top 3 Lưu Ý Khi Ký Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng Công Ty

Quy Định Xử Phạt Khi Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Không Đúng Thời Điểm

Quy định xử phạt khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm

Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng sai thời điểm sẽ bị xử lý hành chính theo mức độ vi phạm. Trường hợp không gây chậm nghĩa vụ thuế và có yếu tố giảm nhẹ có thể chỉ bị cảnh cáo. 

Các trường hợp còn lại có thể bị phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng. Nếu việc xuất hóa đơn sai thời điểm dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế. Mức xử phạt sẽ tăng từ 4 đến 8 triệu đồng.

Tính hợp pháp của hóa đơn cho thuê văn phòng

Một hóa đơn hợp pháp là hóa đơn được phát hành và sử dụng đúng theo khuôn khổ pháp luật. Theo đó, hóa đơn phải do Bộ Tài chính ban hành hoặc đã được doanh nghiệp đăng ký phát hành theo quy định về cho thuê văn phòng.

Song song với đó, doanh nghiệp cần quản lý, sử dụng và bảo quản hóa đơn. Những hóa đơn không đúng quy định, hóa đơn giả hoặc chưa thông báo phát hành đều không được công nhận. Điều này đòi hỏi các đơn vị cho thuê văn phòng phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ kế toán. 

Có thể bạn cần: Một Số Vấn Đề Pháp Lý Trong Dịch Vụ Thiết Kế Văn Phòng

Tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn thuê văn phòng

Việc lập hóa đơn thuê văn phòng không dừng lại ở đúng thời điểm mà còn đòi hỏi nội dung hóa đơn phải hợp lý. Thông tin thể hiện cần chi tiết, rõ ràng và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, hóa đơn cần đảm bảo tính hợp lệ theo các nguyên tắc ghi nhận thông tin. Những lỗi cần tránh bao gồm thông tin, ngày tháng, chênh lệch số liệu hoặc thiếu chữ ký xác nhận.

Tham khảo thêm: 1000+ Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Sang Trọng Hàng Đầu TP.HCM

Hiểu đúng thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động kế toán, hạn chế rủi ro thuế, bảo vệ quyền lợi khi quyết toán. Đừng bỏ qua bước trao đổi về loại hóa đơn, thời gian xuất và phương thức thanh toán. Chuẩn bị sớm luôn tốt hơn xử lý sai sót. Theo dõi Leaspec để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm hay hữu ích!