Hướng Dẫn Chuyển Văn Phòng Cho Doanh Nghiệp Chi Tiết Nhất
Có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng loay hoay khi có nhu cầu chuyển văn phòng. Không biết làm thế nào để có thể chuyển đi nhanh gọn, đúng với pháp lý hiện hành, … khiến việc kinh doanh bị gián đoạn.
Thấu hiểu được vấn đề này, vậy nên Leaspec sẽ cập nhật những checklist tối ưu nhất. Giúp doanh nghiệp có được một quy trình cụ thể. Giảm thiểu tối đa các rủi ro, đồng thời tối ưu chi phí.
Tóm tắt nội dung
Quy Trình 3 Giai Đoạn Vàng Trong Hướng Dẫn Chuyển Văn Phòng
Dưới đây là 3 giai đoạn quan trọng trong hướng dẫn chuyển văn phòng mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Giai Đoạn 1: Chuẩn Bị Và Lập Kế Hoạch
Đây là giai đoạn chuẩn bị đóng nắm giữ vai trò chủ chốt trước khi di dời. Doanh nghiệp cần lập nhóm phụ trách riêng, gồm
- Đại diện ban lãnh đạo
- Hành chính – nhân sự
- Bộ phận IT
- Bộ phận tài chính
Phân công rõ ràng trách nhiệm là cách tránh chồng chéo, đảm bảo tiến độ bàn giao văn phòng cũ.
Khảo sát văn phòng mới
Việc khảo sát văn phòng mới cần được tiến hành sớm ít nhất từ 2 tháng. Bởi doanh nghiệp còn cần phải đánh giá lại các mặt bằng, đi xem trực tiếp, ….
Đồng thời còn cần tìm kiếm đối tác thiết kế thi công văn phòng uy tín. Nhằm thiết kế lại văn phòng phù hợp, bố trí các thiết bị điện, bàn ghế, … tránh việc mất thời gian làm gián đoạn việc kinh doanh.
Lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp
Một đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng tài sản. Doanh nghiệp nên chọn lựa những đơn vị đã từng có kinh nghiệm chuyển văn phòng cao ốc. Ưu tiên những đối tác có bảo hiểm tài sản, cùng quy trình đóng gói chuyên nghiệp.
*Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp nên tham khảo ít nhất 2 – 3 đơn vị để so sánh báo giá và dịch vụ.
Xem thêm: Cách tìm văn phòng cho thuê nhanh và hiệu quả
Giai Đoạn 2: Phân Loại, Đóng Gói Và Kiểm Kê Tài Sản
Đây là giai đoạn đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiểm soát chặt chẽ nhằm tránh thất lạc tài sản của công ty trong xuyên suốc quá trình chuyển văn phòng. Dưới đây là gợi ý từ Leaspec:
Đóng gói hồ sơ và thiết bị quan trọng
- Hồ sơ pháp lý cần được lưu trữ riêng, niêm phong kỹ lưỡng
- Thiết bị IT như server, máy tính cần có chống sốc
- Sao lưu dữ liệu trước khi di chuyển
Dán nhãn khoa học
Doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống dán nhãn:
- Theo màu (mỗi phòng ban một màu)
- Theo mã ký hiệu (HR01, IT02, …)
Việc này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi sắp xếp lại tại văn phòng mới.
Thanh lý nội thất không cần thiết
Đây là cơ hội để doanh nghiệp tối ưu không gian:
- Loại bỏ bàn ghế cũ, hư hỏng
- Thanh lý thiết bị lỗi thời
- Tối giản theo xu hướng văn phòng hiện đại
Giai Đoạn 3: Di Dời Thực Tế Và Ổn Định Nhân Sự
Xuyên suốt quá trình di dời thiết bị, đồ đạc, … doanh nghiệp cần có người theo giám sát các công đoạn, đồng thời kiểm tra danh sách tài sản khi đến điểm mới.
Nên thực hiện các công tác lắp đặt internet, sever, điện cùng điều hòa trước khi những đồ nội thất khác đến. Việc này nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động trở lại trong thời gian ngắn nhất.
Xem thêm: Bí quyết decor văn phòng đẹp, bền vững
Checklist Các Thủ Tục Pháp Lý Và Hành Chính Quan Trọng
Hoàn Tất Các Nghĩa Vụ Tại Tòa Nhà Văn Phòng Cũ
Doanh nghiệp cần kiểm tra lại tất cả các điều khoản (kể cả phụ lục) có trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Công tác này nhằm mục đích nắm rõ được cách thức chấm dứt hợp đồng.
Sau kiểm tra, hãy tiến hành thông báo về kế hoạch chuyển văn phòng đối với tòa nhà. Đồng thời là những cam kết từ phía doanh nghiệp sau khi mặt bằng được hoàn trả. Cam kết về các khoản thanh toán như: điện, nước, phí gửi xe, ….
Hoàn trả mặt bằng
Các tòa nhà văn phòng hiện nay hầu hết đều yêu cầu doanh nghiệp trả với tình trạng ban đầu. Vậy nên đây là những công tác mà doanh nghiệp cần thực hiện khi chuyển văn phòng:
- Tháo dỡ nội thất
- Sơn sửa lại tường
- Trả lại layout ban đầu
Thực Hiện Đăng Ký Thay Đổi Địa Chỉ Kinh Doanh
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải cập nhật địa chỉ trong vòng 10 ngày. Bằng cách điều chỉnh giấy phép kinh doanh, tiến hành thông báo với cơ quan thuế. Đồng thời là cập nhật với ngân hàng, bảo hiểm.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải cập nhật thông tin trên website. Thay đổi địa chỉ trên Google Maps, điều chỉnh thông tin trên các kênh truyền thông.
Quy Định Về Thi Công Và Vận Chuyển Tại Tòa Nhà Mới
Mỗi tòa nhà đều có quy định riêng, vậy nên doanh nghiệp cần lưu ý về các điểm liên quan, cụ thể:
- Đăng ký danh sách nhân sự vận chuyển
- Tuân thủ khung giờ di chuyển sang địa điểm mới.
- Đóng phí ký quỹ thi công
Ngoài ra, cần đặc biệt chú ý đến quy định PCCC khi lắp đặt nội thất văn phòng.
Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế thi công văn phòng trong tòa nhà hạng A
Lưu Ý Để Tối Ưu Chi Phí Và Tránh Rủi Ro Khi Chuyển Văn Phòng
Dự Phòng Rủi Ro Về Hệ Thống Kỹ Thuật Và Hạ Tầng
Kiểm tra hạ tầng kỹ thuật
Trước khi lắp đặt nội thất cùng thiết bị, việc thẩm định năng lực đáp ứng của mặt bằng là bước bắt buộc. Tránh các sự cố gián đoạn sau này ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Các hạng mục cần kiểm tra kỹ là sàn cùng công suất điện, hệ thống điều hòa. Hạng mục sàn nhằm đàm bảo sự an toàn về mặt kết cấu, khả năng chịu lực. Kiểm tra điện nhằm tính toán hạn mức sử dụng. Tránh trường hợp điện bị quá tải gây nhảy aptomat hoặc chập cháy.
Đảm bảo vận hành trước ngày làm việc
Để đảm bảo ngày làm việc sau khi di chuyển đến văn phòng mới suôn sẻ. Toàn bộ hệ thống kỹ thuật cần được kích hoạt, kiểm tra thực tế trước ít nhất 24-48 giờ .
Việc kiểm tra gồm thông mạch tín hiệu mạng tại từng vị trí ngồi, chiếu sáng, PCCC, … Quy trình này giúp doanh nghiệp chủ động sửa lỗi trước khi chuyển văn phòng mới suôn sẻ.
Xem thêm: Các phong cách thiết kế nội thất văn phòng đẹp
Phương án dự phòng
Rủi ro kỹ thuật là điều khó tránh khỏi, vì vậy kế hoạch dự phòng là cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giữ vững hiệu suất trong mọi tình huống.
Tối Ưu Chi Phí Vận Chuyển Và Lắp Đặt Nội Thất
Khi chuyển sang mặt bằng mới, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng nhiều cách. Chẳng hạn như tái sử dụng sản phẩm nội thất cũ, nhờ các đơn vị tư vấn chọn mặt bằng hợp túi tiền, …
Theo Leaspec, chi phí chuyển văn phòng có thể giảm đến 20 – 30% nếu doanh nghiệp có kế hoạch từ sớm.
Truyền Thông Nội Bộ Và Chăm Sóc Tinh Thần Đội Ngũ
Yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi. Trước khi chuyển văn phòng, doanh nghiệp cần đưa ra thông báo minh bạch đến toàn bộ đội ngũ nhân viên. Lý do chuyển dời, ưu điểm của mặt bằng mới, …
Đồng thời ghi nhận các ý kiến, mong muốn của nhân viên về chỗ ngồi, không gian văn phòng mới, …. Nhân viên góp phần xây dựng văn phòng mới cũng thường có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hơn.
Việc di dời văn phòng là một quyết định chiến lược. Đây là yếu tố quyết định đến việc kinh doanh, đồng thời là hình ảnh nhận diện thương hiệu. Hy vọng những lưu ý, hướng dẫn chuyển văn phòng trong bài viết của Leaspec đã giúp ích đến nhiều doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi các bản tin khác của chúng tôi nhé!
Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu
- Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TP.HCM
- Đường dây nóng: 0916 801 881
- Email: info@leaspec.com
- Trang web: https://leaspec.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/