Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Hết Hạn: Gia Hạn Hay Chuyển Đi?
Khi hợp đồng thuê văn phòng sắp hết hạn, doanh nghiệp thường đứng trước hai lựa chọn. Một là tiếp tục ở lại, hai là chuyển sang mặt bằng mới. Vì vậy, quyết định này cần được chuẩn bị sớm thay vì xử lý vào những tháng cuối.
Mỗi phương án đều liên quan đến chi phí, thời gian và hoạt động của nhân sự. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải xem xét diện tích, vị trí và kế hoạch phát triển. Cùng Leaspec tìm hiểu cách đánh giá trước khi đưa ra lựa chọn phù hợp.
Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng?
Văn phòng hiện tại vẫn đáp ứng nhu cầu vận hành
Không gian vẫn đáp ứng tốt nhu cầu vận hành là cơ sở để doanh nghiệp cân nhắc gia hạn.
Trước hết, doanh nghiệp cần xem lại mức độ phù hợp của văn phòng hiện tại. Diện tích nên đủ cho nhân sự, phòng họp và các khu vực hỗ trợ. Nếu quy mô ít biến động, gia hạn hợp đồng thuê văn phòng có thể là phương án hợp lý. Tiếp theo, vị trí văn phòng cũng cần được đánh giá lại. Địa điểm thuận tiện giúp nhân viên giảm thời gian di chuyển mỗi ngày. Đồng thời, vị trí gần khách hàng hoặc đối tác có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, giá thuê thấp hơn ở một tòa nhà khác chưa chắc tạo ra lợi thế rõ ràng. Doanh nghiệp cần đặt khoản tiết kiệm đó cạnh những lợi ích đang có. Vì vậy, chênh lệch nhỏ về giá chưa phải lý do đủ mạnh để chuyển đi. Chất lượng vận hành của tòa nhà cũng cần được kiểm tra. Điều hòa, thang máy và điện dự phòng nên hoạt động ổn định. Bên cạnh đó, bãi xe và dịch vụ quản lý cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm hàng ngày.
Xem thêm: Văn Phòng Đại Diện Là Gì? Chức Năng & Cách Thành Lập
Chi phí chuyển văn phòng cao hơn khoản tiết kiệm dự kiến
Một tòa nhà mới có giá thuê thấp hơn chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm. Trước hết, công ty cần tính thêm chi phí thiết kế và thi công fit-out. Ngoài ra, nội thất mới hoặc điều chỉnh nội thất cũ cũng có thể phát sinh.
Chi phí vận chuyển thiết bị là một khoản khác cần được dự toán. Đồng thời, hệ thống IT có thể phải tháo dỡ và triển khai lại. Văn phòng cũ cũng cần được hoàn trả theo điều kiện trong hợp đồng thuê văn phòng.
Bên cạnh đó, hai mặt bằng có thể phải hoạt động song song trong một khoảng thời gian. Văn phòng mới cần hoàn thiện trước khi nhân viên chuyển sang. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn có thể phải trả tiền cho địa điểm cũ. Vì vậy, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí cho cả chu kỳ thuê. Giá thuê theo mét vuông chỉ phản ánh một phần ngân sách. Nếu thời gian hoàn vốn quá dài, ở lại có thể hợp lý hơn về tài chính.
Chủ nhà sẵn sàng điều chỉnh điều kiện trong hợp đồng thuê văn phòng
Thời điểm sắp hết hạn là lúc phù hợp để mở lại quá trình thương lượng. Doanh nghiệp có thể trao đổi về giá thuê và thời hạn mới. Đồng thời, mức tăng giá định kỳ cũng nên được rà soát. Ngoài ra, tiền đặt cọc và thời gian miễn thuê có thể được đưa vào đàm phán. Một số chủ nhà cũng có chính sách hỗ trợ cải tạo mặt bằng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng điều kiện cũ sẽ được giữ nguyên.
Khả năng thương lượng sẽ tốt hơn khi doanh nghiệp có dữ liệu thị trường. Trước hết, người thuê nên khảo sát một số tòa nhà tương đương. Sau đó, giá chào thuê và diện tích trống có thể được dùng làm cơ sở so sánh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể trao đổi về quyền mở rộng diện tích. Quyền thu hẹp hoặc điều chỉnh không gian cũng đáng được xem xét. Những nội dung này cần được ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng mới.
Khi Nào Nên Chuyển Đi Thay Vì Gia Hạn Hợp Đồng Thuê Văn Phòng?
Diện tích hiện tại không còn phù hợp với quy mô nhân sự
Chuyển văn phòng phù hợp khi mặt bằng hiện tại không còn đáp ứng quy mô và yêu cầu vận hành.
Một văn phòng phù hợp ba năm trước có thể không còn phù hợp hiện nay. Khi nhân sự tăng, doanh nghiệp dễ thiếu bàn làm việc hoặc phòng họp. Vì vậy, tiếp tục gia hạn có thể khiến vấn đề kéo dài thêm một chu kỳ. Khu vực chung cũng cần được theo dõi trong quá trình sử dụng. Pantry, phòng họp hoặc khu cộng tác có thể thường xuyên quá tải. Nếu tình trạng này kéo dài, doanh nghiệp nên đánh giá lại nhu cầu diện tích.
Ngược lại, mô hình hybrid working có thể làm doanh nghiệp dư nhiều chỗ ngồi. Nhiều workstation có thể để trống trong phần lớn thời gian. Tuy nhiên, tiền thuê vẫn được tính trên toàn bộ diện tích.
Tổng chi phí thuê hiện tại mất lợi thế so với thị trường
Giá thuê niêm yết chỉ phản ánh một phần ngân sách hàng tháng. Doanh nghiệp còn phải trả phí quản lý và điều hòa ngoài giờ. Ngoài ra, bãi xe, VAT và các dịch vụ khác cũng cần được cộng vào. Vì vậy, hợp đồng thuê văn phòng nên được đánh giá dựa trên tổng chi phí thực trả. Một mức giá thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp. Doanh nghiệp cần đưa các khoản về cùng một cách tính trước khi so sánh.
Các ưu đãi thương mại cũng có thể làm thay đổi kết quả. Ví dụ, một tòa nhà có giá cao hơn nhưng được miễn thuê vài tháng. Bên cạnh đó, chủ nhà có thể hỗ trợ một phần chi phí fit-out. Do đó, hình dạng sàn, vị trí cột và lõi kỹ thuật cần được xem xét.
Tòa nhà không còn đáp ứng yêu cầu vận hành
Chất lượng tòa nhà có thể là lý do khiến doanh nghiệp cân nhắc chuyển đi. Thang máy quá tải sẽ ảnh hưởng đến thời gian di chuyển của nhân viên. Tương tự, điều hòa thiếu ổn định cũng làm giảm trải nghiệm làm việc. Bên cạnh đó, bãi xe hoặc điện dự phòng có thể không còn đáp ứng nhu cầu. Những vấn đề này thường khó giải quyết bằng cách sửa điều khoản thuê. Vì vậy, tìm mặt bằng mới có thể trở thành phương án thực tế hơn.
Yêu cầu vận hành của doanh nghiệp cũng thay đổi theo thời gian. Một số công ty quan tâm nhiều hơn đến hiệu quả năng lượng và chứng nhận xanh. Ngoài ra, chất lượng không khí hoặc tiêu chuẩn ESG cũng được đưa vào tiêu chí lựa chọn. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chuyển chỉ vì tòa nhà mới có hình ảnh hấp dẫn hơn. Mặt bằng mới cần giải quyết được các vấn đề đang tồn tại. Do đó, vị trí, chi phí và chất lượng vận hành phải được xem xét cùng nhau.
Khám phá: 4 Điều Cần Biết Cho Thuê Văn Phòng Hạng A
Nên Chuẩn Bị Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Trước Bao Lâu Khi Sắp Hết Hạn?
Trước 9 đến 12 tháng: đánh giá lại nhu cầu
Doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án thuê từ 6–12 tháng trước khi hợp đồng hết hạn.
Doanh nghiệp có quy mô lớn nên bắt đầu đánh giá từ 9 đến 12 tháng trước. Trước hết, cần kiểm tra số lượng nhân sự và kế hoạch tuyển dụng. Sau đó, tỷ lệ sử dụng workstation và phòng họp cũng nên được xem lại. Ngân sách cho chu kỳ thuê tiếp theo cần được xác định sớm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên dự kiến mức tăng hoặc giảm diện tích. Các dữ liệu này sẽ giúp quá trình khảo sát tập trung hơn.
Đồng thời, hợp đồng thuê văn phòng hiện tại cần được đọc lại. Thời hạn thông báo là nội dung nên kiểm tra trước tiên. Ngoài ra, điều kiện hoàn trả và trách nhiệm sửa chữa cũng cần được rà soát. Doanh nghiệp cũng nên thu thập phản hồi từ người đang sử dụng văn phòng. Nhân viên có thể gặp vấn đề về phòng họp, chỗ ngồi hoặc tiện ích. Từ đó, công ty sẽ xác định rõ yêu cầu cho chu kỳ thuê tiếp theo.
Xem thêm: Đơn Vị Tư Vấn Cho Thuê Văn Phòng Công Ty Uy Tín Tại TP.HCM
Trước 6 đến 9 tháng: so sánh phương án ở lại và chuyển đi
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp có thể bắt đầu khảo sát thị trường. Trước hết, nên chọn một số tòa nhà phù hợp để so sánh. Vị trí, diện tích và giá thuê là ba tiêu chí cơ bản. Bên cạnh đó, phí quản lý và điều kiện thương mại cũng cần được kiểm tra. Việc khảo sát vẫn cần thực hiện khi doanh nghiệp muốn gia hạn. Vì vậy, các phương án thay thế sẽ tạo thêm dữ liệu khi đàm phán hợp đồng thuê văn phòng.
Phương án ở lại cần tính giá thuê mới và mức tăng giá. Đồng thời, chi phí cải tạo hoặc các ưu đãi cũng cần được cộng vào. Sau đó, doanh nghiệp có thể tính tổng chi phí trong ba hoặc năm năm. Ngược lại, phương án chuyển đi cần bổ sung thêm nhiều khoản. Fit-out, hoàn trả mặt bằng và vận chuyển là những chi phí phổ biến. Do đó, cả hai lựa chọn phải được tính trên cùng một chu kỳ.
Trước 3 đến 6 tháng: chốt phương án và triển khai
Nếu ở lại, doanh nghiệp nên hoàn tất thương lượng đủ sớm. Trước hết, các điều khoản mới cần được rà soát kỹ. Giá thuê, thời hạn và mức tăng giá phải được thể hiện rõ. Bên cạnh đó, các thay đổi khác cần được ghi trong hợp đồng thuê văn phòng hoặc phụ lục. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế tranh chấp khi hợp đồng mới có hiệu lực.
Nếu chuyển đi, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai mặt bằng mới. Công việc thường gồm ký hợp đồng, thiết kế layout và thi công fit-out. Đồng thời, kế hoạch di chuyển IT và nội thất cũng phải được chuẩn bị. Với văn phòng lớn, thời gian thực hiện có thể kéo dài hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên tránh chờ đến một hoặc hai tháng cuối mới quyết định.
Xem ngay: Báo Giá Thiết Kế Thi Công Văn Phòng Trọn Gói
Gia hạn hay chuyển văn phòng nên dựa trên tổng chi phí và nhu cầu sử dụng. Bên cạnh đó, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp cũng cần được đưa vào quyết định. Nếu mặt bằng hiện tại vẫn phù hợp, tiếp tục hợp đồng thuê văn phòng có thể giúp hạn chế nhiều chi phí.
Các phương án cũng nên được so sánh bằng dữ liệu thực tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án phù hợp với ngân sách và vận hành. Theo dõi bản tin của Leaspec để cập nhật thêm thông tin về thị trường văn phòng.
Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng
- Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TP.HCM
- Hotline: 0916 801 881
- Email: info@leaspec.com
- Website: https://leaspec.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/
