Văn phòng linh hoạt

qa

e

Previous Next

Cách Chọn Văn Phòng Linh Hoạt Phù Hợp Với Doanh Nghiệp

Văn phòng linh hoạt phù hợp với doanh nghiệp muốn chủ động thay đổi số chỗ ngồi, thời hạn thuê và cách sử dụng không gian. Mô hình này thường được startup, nhóm dự án, doanh nghiệp mới vào thị trường hoặc công ty áp dụng lịch làm việc hybrid quan tâm. Hôm nay, hãy cùng Leaspec tìm hiểu về cách lựa chọn mô hình chuẩn phù hợp cho đúng nhu cầu của doanh nghiệp.

Văn Phòng Linh Hoạt Là Gì Và Có Những Mô Hình Nào?

Khái niệm văn phòng linh hoạt trong môi trường làm việc hiện đại

Văn phòng linh hoạt là không gian làm việc cho phép doanh nghiệp điều chỉnh diện tích, số chỗ ngồi hoặc thời hạn sử dụng dễ dàng hơn so với hợp đồng thuê văn phòng truyền thống. Không gian có thể bao gồm bàn làm việc chung, chỗ ngồi cố định, phòng riêng cho từng công ty, phòng họp đặt theo giờ và các khu tiện ích dùng chung.

Một số mô hình còn cho phép doanh nghiệp chuyển đổi số lượng chỗ ngồi khi quy mô nhân sự thay đổi. Theo cách hiểu phổ biến, flexible workspace cung cấp nhiều khu vực làm việc khác nhau thay vì gắn mỗi nhân viên với một bàn cố định. Không gian có thể được điều chỉnh theo mục tiêu vận hành hoặc quy mô đội ngũ.

Điểm đáng lưu ý là tính linh hoạt cần được đánh giá trên cả ba phương diện: thời hạn sử dụng, số lượng chỗ ngồi và cách tổ chức công việc. Hợp đồng ngắn hạn nhưng không thể tăng thêm chỗ ngồi vẫn chưa thật sự phù hợp với doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh.

Văn phòng linh hoạt cho phép điều chỉnh diện tích, chỗ ngồi, thời gian sử dụng một cách dễ dàng cho doanh nghiệp

Phân biệt văn phòng coworking, văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống

Ba khái niệm này thường được sử dụng gần giống nhau, nhưng cách vận hành có nhiều điểm khác biệt.

Coworking space phù hợp với cá nhân, nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp cần môi trường kết nối. Văn phòng chia sẻ thường cung cấp phòng làm việc riêng, lễ tân, địa chỉ giao dịch và tiện ích chung. Văn phòng truyền thống phù hợp với doanh nghiệp cần nhận diện thương hiệu rõ ràng, kiểm soát không gian hoặc duy trì quy mô nhân sự ổn định trong thời gian dài.

Các mô hình văn phòng linh hoạt phổ biến tại TP.HCM

Tại TP.HCM, doanh nghiệp có thể tìm thấy nhiều hình thức khác nhau:

• Chỗ ngồi linh hoạt: Người dùng chọn vị trí còn trống trong khu vực chung. Mô hình này phù hợp với nhân sự di chuyển nhiều hoặc chỉ đến văn phòng vài ngày mỗi tuần.
• Chỗ ngồi cố định: Doanh nghiệp hoặc cá nhân được bố trí một bàn riêng trong không gian chia sẻ. Phương án này tạo cảm giác ổn định hơn hot desk.
• Văn phòng riêng trọn gói: Công ty sử dụng phòng riêng nhưng vẫn chia sẻ lễ tân, pantry, phòng họp cùng các tiện ích khác.
• Văn phòng quản lý theo yêu cầu: Đơn vị vận hành thiết lập không gian riêng theo quy mô và tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Mô hình phù hợp với đội ngũ lớn hơn hoặc cần hình ảnh thương hiệu.
• Văn phòng theo ngày hoặc theo giờ: Thích hợp cho nhóm dự án, chuyên gia công tác ngắn hạn hoặc doanh nghiệp cần địa điểm gặp khách.

Có thể bạn quan tâm: Dịch Vụ Văn Phòng Chia Sẻ Là Gì? Loại Hình & Ưu Điểm Thuê

Chi Phí Và Hiệu Quả Vận Hành Của Văn Phòng Linh Hoạt

Các khoản chi phí cần tính khi thuê văn phòng linh hoạt

Giá thuê văn phòng linh hoạt được công bố thường mới phản ánh gói dịch vụ cơ bản. Trước khi so sánh, doanh nghiệp nên lập bảng chi phí thuê văn phòng dựa trên hoạt động thực tế.

Các khoản cần kiểm tra gồm:

• Phí thuê chỗ ngồi hoặc phòng riêng.
• Thuế và phí dịch vụ.
• Phí sử dụng phòng họp vượt định mức.
• Chi phí in ấn, gửi xe và lưu trữ hồ sơ.
• Phí làm việc ngoài giờ.
• Phí sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Chi phí lắp đặt bảng tên hoặc nhận diện thương hiệu.
• Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả.
• Phí tăng thêm chỗ ngồi hoặc đổi phòng.

Ví dụ, nhóm 12 người áp dụng hybrid có thể chỉ cần tám chỗ ngồi thường xuyên. Tuy nhiên, nếu cả nhóm họp trực tiếp cùng ngày, doanh nghiệp phải kiểm tra khả năng bổ sung chỗ ngồi và phòng họp. Vì vậy, nên so sánh tổng chi phí vận hành theo tháng thay vì chỉ nhìn đơn giá cho mỗi chỗ.

Khi nào văn phòng linh hoạt giúp doanh nghiệp tiết kiệm?

Mô hình văn phòng linh hoạt thường mang lại hiệu quả khi doanh nghiệp chưa muốn đầu tư lớn cho việc thiết kế văn phòng, nội thất, thiết bị mạng và khu tiện ích. Văn phòng linh hoạt đáng cân nhắc khi:

• Nhân sự chưa ổn định hoặc đang trong giai đoạn tuyển dụng.
• Công ty mới thành lập chi nhánh tại TP.HCM.
• Đội ngũ làm việc hybrid, không đến văn phòng cùng lúc.
• Doanh nghiệp triển khai dự án trong thời gian giới hạn.
• Công ty cần đưa văn phòng vào hoạt động nhanh.
• Nhu cầu sử dụng phòng họp và khu tiếp khách không quá cao.

Góc nhìn thực tế là doanh nghiệp nên đo “tỷ lệ hiện diện cao điểm”, thay vì lấy tổng số nhân viên làm số chỗ ngồi cần thuê. Nếu có 30 nhân viên nhưng cao điểm chỉ khoảng 18–20 người có mặt, việc thuê đủ 30 bàn có thể gây lãng phí diện tích. 

Văn phòng linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi chưa muốn đầu tư quá nhiều cho việc bố trí văn phòng

Những trường hợp thuê văn phòng chung có thể phát sinh chi phí cao

Văn phòng chung chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng không gian liên tục. Chi phí có thể tăng khi công ty:

• Tổ chức nhiều cuộc họp nội bộ mỗi ngày.
• Thường xuyên tiếp khách hoặc phỏng vấn ứng viên.
• Có nhiều nhân viên làm việc ngoài giờ.
• Cần lưu trữ hồ sơ, hàng mẫu hoặc thiết bị.
• Yêu cầu hệ thống mạng riêng và bảo mật cao.
• Muốn mở rộng nhanh nhưng địa điểm hiện tại hết phòng.
• Cần tùy chỉnh sâu về bố trí hoặc nhận diện thương hiệu.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên đặt thêm phòng họp theo giờ có thể trả tổng chi phí cao hơn dự kiến. Trong trường hợp này, phòng riêng lớn hơn hoặc diện tích thuê truyền thống có thể hợp lý hơn. Do đó, cần đánh giá chi phí theo kịch bản sử dụng thực tế trong ít nhất ba tình huống: vận hành bình thường, thời điểm đông nhân sự và giai đoạn mở rộng.

Có thể bạn quan tâm: Bí Quyết Tiết Kiệm Chi Phí Thuê Văn Phòng Của Công Ty

Kinh Nghiệm Lựa Chọn Văn Phòng Linh Hoạt Tại TP.HCM

Xác định số chỗ ngồi dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế

Doanh nghiệp có thể theo dõi số người đến văn phòng trong khoảng hai đến bốn tuần trước khi quyết định diện tích thuê văn phòng linh hoạt . Nên ghi nhận:

• Số nhân viên có mặt từng ngày.
• Khung giờ đông nhất.
• Số cuộc họp trực tiếp.
• Tần suất tiếp khách.
• Nhu cầu gọi điện riêng.
• Kế hoạch tuyển dụng trong 6–12 tháng.

Đọc thêm: Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Thực Tế, Hiệu Quả

Các tiêu chí cần kiểm tra khi khảo sát văn phòng cho thuê

Khi khảo sát, nên trải nghiệm không gian như nhân viên trong ngày làm việc bình thường. Hãy kiểm tra tốc độ thang máy vào giờ cao điểm, độ ồn tại khu làm việc và khả năng đặt phòng họp. Các tiêu chí quan trọng gồm:

• Vị trí và thời gian di chuyển của nhân viên.
• Chất lượng internet và phương án dự phòng.
• Khả năng cách âm của phòng riêng.
• Số lượng phòng họp, phone booth và khu tiếp khách.
• Điều kiện làm việc ngoài giờ.
• Hệ thống điện, điều hòa và phòng cháy chữa cháy.
• Chính sách gửi xe.
• Quy trình tiếp nhận thư từ, hàng hóa.
• Khả năng tăng hoặc giảm chỗ ngồi.
• Mức độ riêng tư giữa các doanh nghiệp.

Địa điểm có thiết kế đẹp nhưng thiếu phòng gọi điện có thể gây bất tiện cho đội sales. Tương tự, pantry rộng chưa chắc hữu ích nếu doanh nghiệp ưu tiên bảo mật và phòng họp riêng.

Doanh nghiệp cần khảo sát vào ngày thường để có được trải nghiệm thực tế nhất của một nhân viên

Điều khoản hợp đồng cần lưu ý trước khi thuê văn phòng

Trước khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi dịch vụ được bao gồm trong giá. Các nội dung nên kiểm tra:

• Thời hạn thuê tối thiểu.
• Thời gian báo trước khi chấm dứt.
• Điều kiện gia hạn hợp đồng.
• Chính sách điều chỉnh giá.
• Quy định về tiền đặt cọc.
• Phí trả phòng sớm.
• Số giờ phòng họp được sử dụng.
• Điều kiện làm việc ngoài giờ.
• Quy định về khách ra vào.
• Trách nhiệm bảo quản tài sản.
• Khả năng chuyển sang phòng lớn hơn.
• Điều kiện sử dụng địa chỉ đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên yêu cầu bảng giá chi tiết khi thuê văn phòng linh hoạt cho các dịch vụ ngoài gói. Những nội dung trao đổi bằng lời cần được thể hiện trong hợp đồng hoặc phụ lục. Đặc biệt, hãy kiểm tra phương án xử lý khi cần tăng chỗ ngồi. “Có thể mở rộng” chỉ thực sự có giá trị khi hợp đồng nêu rõ quy trình, thời gian thông báo và nguyên tắc tính phí.

Kết luận

Văn phòng linh hoạt là lựa chọn đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp có quy mô thay đổi, áp dụng mô hình hybrid hoặc muốn hạn chế chi phí đầu tư ban đầu. Leaspec hy vọng những chia sẻ này giúp bạn có cái nhìn tổng quan để chọn được văn phòng ưng ý, tạo đà phát triển cho doanh nghiệp. Theo dõi để cập nhật thêm nhiều bản tin mới nhất.

Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu

• Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TP.HCM
• Hotline: 0916 801 881
• Email: info@leaspec.com 
• Website: https://leaspec.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/