Previous Next

Chuẩn Bị Văn Phòng Mới: Checklist 20 Việc Không Thể Bỏ Qua

Đặt văn phòng mới là bước ngoặt quan trọng đối với doanh nghiệp. Một checklist chi tiết giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Hãy tưởng tượng một công ty khởi nghiệp tại Hà Nội do thiếu kế hoạch, đã phải chi thêm 200 triệu đồng để khắc phục lỗi hợp đồng và setup văn phòng không đúng nhu cầu.

Để không phải xảy ra điều này, Leaspec sẽ cung cấp checklist 20 bước cần làm, từ trước, trong đến sau khi thuê văn phòng, giúp doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như tối ưu hóa không gian làm việc.

Giai Đoạn Trước Khi Thuê Văn Phòng Mới

1. Xác định nhu cầu văn phòng mới

Doanh nghiệp cần xác định rõ diện tích, vị trí và ngân sách. Bạn cần không gian cho bao nhiêu nhân viên? Vị trí có gần khách hàng hoặc đối tác không? Ngân sách bao gồm cả phí dịch vụ chưa?

Mẹo nhanh: Sử dụng công cụ tính diện tích văn phòng (10-15m²/nhân viên) để ước lượng chính xác.

2. Lên danh sách tiêu chí lựa chọn văn phòng mới

Liệt kê các tiêu chí như bãi đỗ xe, thang máy, an ninh hoặc tiện ích xung quanh (nhà hàng, ngân hàng,..). Ưu tiên những yếu tố phù hợp với văn hóa công ty.

Cảnh báo thường gặp: Đừng bỏ qua chi phí ẩn như phí quản lý hoặc tăng giá thuê sau 1-2 năm.

3. Khảo sát tòa nhà và vị trí thực tế

Thăm quan, khảo sát trực tiếp tòa nhà để kiểm tra giao thông, ánh sáng tự nhiên và cơ sở hạ tầng. Hãy đi vào giờ cao điểm để đánh giá tình trạng kẹt xe.

Mẹo nhanh: Hỏi nhân viên bảo vệ hoặc các doanh nghiệp lân cận về chất lượng dịch vụ tòa nhà.

4. Tìm hiểu giá thuê, phí dịch vụ, điều khoản hợp đồng

So sánh giá thuê giữa các tòa nhà trong khu vực. Kiểm tra phí dịch vụ bao gồm điện, nước, internet hay không. Đọc kỹ điều khoản về gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.

Cảnh báo thường gặp: Một số tòa nhà yêu cầu đặt cọc 3-6 tháng, ảnh hưởng lớn đến dòng tiền.

Xem thêm: 99+ Tòa Nhà Cho Thuê Văn Phòng Hạng A Tại Tp.HCM

5. Kiểm tra pháp lý tòa nhà

Yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy và giấy phép kinh doanh. Điều này đảm bảo bạn không gặp rắc rối pháp lý sau này.

Mẹo nhanh: Nhờ luật sư hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Leaspec kiểm tra giúp bạn.

6. Lên kế hoạch tài chính và đặt cọc

Dự trù ngân sách cho chi phí thuê, setup nội thất hay các khoản phí có thể phát sinh. Chuẩn bị tiền đặt cọc và ký thỏa thuận đặt cọc rõ ràng.

Cảnh báo thường gặp: Đừng đặt cọc trước khi kiểm tra kỹ hợp đồng.

Giai Đoạn Trong Khi Thuê/Chuyển Đến Văn Phòng Mới

7. Ký hợp đồng thuê văn phòng mới

Đọc kỹ các điều khoản về thời hạn thuê, chi phí tăng giá hàng năm, trách nhiệm sửa chữa. Đảm bảo hợp đồng có điều khoản bảo vệ bạn khi có tranh chấp.

Mẹo nhanh: Lưu ý điều khoản phụ như quyền sử dụng logo công ty trên biển hiệu tòa nhà.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng Mới Nhất

8. Thiết kế & bố trí không gian làm việc

Lên bản vẽ bố trí văn phòng mới dựa trên nhu cầu từng phòng ban. Ưu tiên không gian mở để tăng sự sáng tạo và tương tác.

Cảnh báo thường gặp: Thiết kế văn phòng quá nhiều phòng kín có thể làm giảm hiệu quả giao tiếp.

9. Mua sắm trang thiết bị và nội thất cho văn phòng mới

Lập danh sách các thiết bị cần thiết: bàn ghế, máy in, máy lạnh, router wifi. So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp để tiết kiệm chi phí.

Mẹo nhanh: Chọn nội thất đa năng để tối ưu không gian nhỏ.

10. Liên hệ nhà mạng để lắp đặt internet và điện thoại

Đặt lịch với nhà mạng (Viettel, FPT) để lắp đặt internet và đường dây điện thoại trước ngày chuyển đến. Kiểm tra tốc độ internet có đáp ứng nhu cầu không.

Cảnh báo thường gặp: Lắp đặt muộn có thể làm gián đoạn công việc trong ngày đầu tiên.

11. Chuẩn bị nhân sự phụ trách chuyển văn phòng mới

Phân công đội ngũ phụ trách đóng gói, vận chuyển và kiểm kê tài sản. Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ.

Mẹo nhanh: Thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói từ UpGen hoặc Toong hay Leaspec để tiết kiệm thời gian.

12. Lập danh sách tài sản và kiểm kê

Ghi lại tất cả tài sản, từ máy tính đến đồ dùng văn phòng. Kiểm kê trước, trong và sau khi chuyển để tránh thất lạc.

Cảnh báo thường gặp: Thiếu danh sách kiểm kê dễ dẫn đến mất mát thiết bị đắt tiền.

13. Đặt lịch chuyển văn phòng

Chọn thời điểm chuyển văn phòng vào cuối tuần hoặc ngoài giờ cao điểm để tránh tắc đường. Thông báo lịch trình cho nhân viên cũng như đối tác vận chuyển.

Mẹo nhanh: Đặt trước dịch vụ vận chuyển ít nhất 1 tuần để đảm bảo có xe.

Giai Đoạn Sau Khi Chuyển Đến Văn Phòng Mới

14. Kiểm tra hệ thống điện, internet, điều hòa

Kiểm tra toàn bộ hệ thống điện, internet và điều hòa ngay ngày đầu tiên. Báo ngay cho chủ tòa nhà nếu có sự cố.

Cảnh báo thường gặp: Hệ thống điều hòa yếu có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

15. Cập nhật địa chỉ công ty

Cập nhật địa chỉ mới trên giấy phép kinh doanh, website, Google Maps và các nền tảng truyền thông. Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại cơ quan thuế.

Mẹo nhanh: Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý từ Leaspec để tiết kiệm thời gian.

16. Thông báo cho khách hàng và đối tác

Gửi email hoặc thư thông báo về địa chỉ văn phòng mới. Cập nhật thông tin trên danh thiếp và chữ ký email.

Cảnh báo thường gặp: Quên thông báo có thể khiến đối tác gửi tài liệu đến địa chỉ cũ.

17. Gắn biển hiệu tại văn phòng mới

Thiết kế và lắp đặt biển hiệu công ty tại lối vào văn phòng. Đảm bảo biển hiệu tuân thủ quy định của tòa nhà.

Mẹo nhanh: Chọn chất liệu bền như inox để tăng độ chuyên nghiệp.

18. Tổ chức buổi khai trương hoặc welcome day

Tổ chức một buổi chào mừng nhân viên hoặc đối tác tại văn phòng mới. Điều này giúp tạo động lực và gắn kết đội ngũ.

Cảnh báo thường gặp: Đừng tổ chức quá hoành tráng nếu ngân sách còn hạn chế.

19. Đánh giá hiệu quả hoạt động

Sau 1-2 tuần, thu thập ý kiến nhân viên về không gian làm việc. Điều chỉnh bố trí hoặc thiết bị nếu cần.

Mẹo nhanh: Tạo khảo sát ngắn trên Google Forms để thu thập phản hồi nhanh chóng.

20. Lên kế hoạch bảo trì và vệ sinh định kỳ

Ký hợp đồng với đơn vị vệ sinh để giữ văn phòng sạch sẽ. Lên lịch bảo trì định kỳ cho điều hòa, máy móc.

Cảnh báo thường gặp: Bỏ qua bảo trì có thể làm giảm tuổi thọ thiết bị.

Checklist 20 bước trên của Leaspec giúp bạn thuê và chuyển văn phòng mới một cách trơn tru, tiết kiệm chi phí và thời gian. Một kế hoạch rõ ràng không chỉ giảm rủi ro mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với nhân viên và đối tác. Theo dõi bản tin Leaspec để luôn cập nhật những tin tức hay về thị trường cho thuê văn phòng.

Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu

• Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TPHCM
• Hotline: 0916 801 881
• Email: info@leaspec.com
• Website: https://leaspec.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/