Sàn Trống Văn Phòng Là Gì? Kinh Nghiệm Khảo Sát Thực Tế
Tóm tắt nội dung
Sàn trống văn phòng là gì và vì sao cần phải hiểu rõ?
Khái niệm sàn trống văn phòng
Sàn trống là diện tích còn có thể cho thuê trong một tòa nhà. Thông thường, diện tích này có thể là nguyên tầng, nửa tầng hoặc một phần nhỏ trên cùng mặt bằng. Tuy nhiên, thông tin về diện tích trống thường thay đổi khá nhanh. Một sàn còn trống hôm nay có thể được giữ chỗ sau vài ngày.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tình trạng mặt bằng tại thời điểm khảo sát. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần hiểu khái niệm này rộng hơn diện tích cho thuê. Bời vì, nó liên quan đến hiện trạng bàn giao, khả năng bố trí, điều kiện kỹ thuật và thời gian thi công.
Các dạng bàn giao phổ biến
Thông thường khi thuê sàn trống, mặt bằng này có thể bàn giao theo nhiều trạng thái khác nhau:
- Dạng thô: thường chưa có trần, sàn hoàn thiện hoặc hệ chưa có hệ thống nội thất. Vì vậy, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn trước khi đưa vào vận hành.
- Dạng hoàn thiện cơ bản: thường có trần, sàn, điều hòa, đèn chiếu sáng, đầu chờ chờ kỹ thuật. Nhờ đó, mức đầu tư có thể nhẹ hơn, tùy nhu cầu sử dụng.
Ngoài ra, một số mặt bằng đã có khách thuê cũ trước đây thì mặt bằng đã có bố trí sẵn. Trong trường hợp này, không gian này thường sẽ có sẵn phòng họp, vách ngăn, pantry hoặc hệ thống điện mạng. Nếu layout phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian thi công.
Vì sao cần kiểm tra hiện trạng sàn trống?
Hiện trạng bàn giao quyết định phần lớn chi phí phát sinh. Do đó, một mặt bẳng có giá thuê thấp vẫn có thể tốn nhiều tiền hoàn thiện. Doanh nghiệp nên kiểm tra trần, sàn, tường, điều hòa, điện, mạng, PCCC, lối thoát hiểm.
Những hạng mục này ảnh hưởng đến thiết kế sau này. Bên cạnh đó, bản vẽ mặt bằng cũng cần được đối chiếu với hiện trạng. Nếu có nhiều cột, góc chết hoặc mặt bằng méo, hiệu quả sử dụng có thể giảm.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Thực Tế, Hiệu Quả
Chi phí cần tính khi thuê sàn trống văn phòng
Giá thuê sàn trống văn phòng thực tế
Giá thuê thường được báo theo m² mỗi tháng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hỏi rõ giá này đã gồm phí dịch vụ, VAT hoặc chi phí khác chưa. Cụ thể, một số tòa nhà báo giá net. Nghĩa là doanh nghiệp cần cộng thêm thuế, phí quản lý, chi phí vận hành. Một số nơi báo giá gross, đã bao gồm một phần chi phí chung.
Xem thêm: Top 3 Tòa Nhà Có Sàn Cho Thuê Văn Phòng Lớn TP.HCM
Phí dịch vụ, gửi xe, ngoài giờ
Phí dịch vụ thường gồm bảo vệ, lễ tân, vệ sinh khu chung, vận hành thang máy, bảo trì hệ thống chung. Bên cạnh đó, mức phí này khác nhau theo hạng tòa nhà. Doanh nghiệp cũng nên hỏi rõ phí gửi xe máy, ô tô, bảng tên công ty. Nếu nhân sự đông, nhóm chi phí này có thể đáng kể. Chi phí làm ngoài giờ cũng cần được làm rõ.
Chi phí hoàn thiện mặt bằng
Khi thuê sàn trống văn phòng, chi phí hoàn thiện thường là khoản lớn. Thông thường, khoản này gồm thiết kế, thi công, nội thất, điện, mạng, chiếu sáng, an ninh. Đồng thời, mức chi phí phụ thuộc vào hiện trạng sàn, tiêu chuẩn văn phòng, số lượng phòng họp, mật độ chỗ ngồi.
Khi không gian càng chia nhỏ, chi phí cơ điện thường càng cao. Vì vậy, doanh nghiệp nên có dự toán sơ bộ trước khi ký hợp đồng. Trường hợp tính toán quá muộn, ngân sách có thể bị động do các khoản hoàn thiện phát sinh.
Xem thêm: Chi Phí Thuê Văn Phòng Hạch Toán Như Thế Nào?
Kinh nghiệm thuê sàn trống văn phòng để hạn chế phát sinh
Tính tổng chi phí trong suốt thời hạn thuê
Trước khi thuê sàn trống văn phòng, bạn nên lập bảng tổng chi phí. Bảng này nên gồm các hạng mục như tiền thuê, phí dịch vụ, VAT, gửi xe, ngoài giờ, hoàn thiện, hoàn trả mặt bằng. Nên tính tối thiểu chu kỳ 24 – 36 tháng. Đây là khoảng thời gian phổ biến để nhìn rõ chi phí thực tế.
Kiểm tra điều khoản hoàn trả mặt bằng
Điều khoản kiểm tra mặt bằng là phần doanh nghiệp cần xem kỹ trước khi thuê sàn trống văn phòng. Đây là khoảng chi phí thường phát sinh ở cuối kỳ thuê. Nhưng lại dễ bị bỏ qua trong quá trình đàm phán ban đầu.
Một số hợp đồng yêu cầu doanh nghiệp trả lại mặt bằng theo hiện trạng bạn đầu. Điều này có thể bao gồm tháo dỡ vách ngăn, trần, sàn, hệ thống điện, mạng, đèn chiếu sáng, bảng hiệu hoặc nội thất đã lắp đặt thêm. Nếu không được dự tính trước, chi phí hoàn trả có thể dội lên rất nhiều
Xem thêm: Hoàn Trả Mặt Bằng Văn Phòng Là Gì? Lưu Ý Cho Doanh Nghiệp
Chọn diện tích thuê theo kế hoạch nhân sự
Trước khi thuê, doanh nghiệp nên xem quy mô nhân sự là bao nhiêu để lựa dọn diện tích phù hợp. Đồng thời, có thể dư địa để phát triển. Nếu quá nhỏ, doanh nghiệp sẽ phải chuyển văn phòng sớm. Ngược lại, nếu thuê quá rộng, chi phí cố định sẽ tăng lên. Điều này tạo áp lực cho dòng tiền, nhất là với doanh nghiệp đang tối ưu ngân sách.
Xem thêm: 25+ Thiết kế văn phòng đẹp, sang trọng, chuyên nghiệp
Sàn trống văn phòng là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp cần tìm thuê mặt bằng làm việc. Tuy nhiên, diện tích còn trống chỉ là thông tin ban đầu. Trước khi đặt cọc, doanh nghiệp nên khảo sát mặt bằng kiểm tra kỹ thuật. Nhờ đó, quá trình thuê sẽ giảm rủi ro phát sinh. Theo dõi bản tin của Leaspec để xem thêm nhiều thông tin hữu ích khi thuê văn phòng nhé!
Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu
- Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TP.HCM
- Hotline: 0916 801 881
- Email: info@leaspec.com
- Website: https://leaspec.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/
