Tìm hiểu kỹ tất cả các khoản chi phí khi thuê

Kiểm tra khu vực gửi xe vì ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm nhân viên và khách hàng

Kiểm tra hình ảnh thực tế trước khi chọn thuê

Previous Next

Những Chi Phí Ẩn Chỉ Lộ Ra Sau Khi Thuê Văn Phòng

Trước khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên nhìn chi phí theo hướng dài hạn. Một văn phòng có giá thuê ban đầu hợp lý chưa chắc đã tối ưu nếu phí quản lý cao. Ngược lại, một mặt bằng có giá nhỉnh hơn nhưng  ít phát sinh cải tạo có thể giúp ngân sách ổn định hơn.

Qua bài viết này, Leaspec sẽ chia sẻ các khoản chi phí ẩn thường gặp, cách nhận diện và kinh nghiệm kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

Thuê Văn Phòng Cần Nhìn Xa Hơn Giá Thuê Niêm Yết

Giá thuê văn phòng thường là con số đầu tiên được doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, tổng chi phí sử dụng văn phòng không chỉ nằm ở đơn giá theo mét vuông. Doanh nghiệp cần tính thêm phí dịch vụ, điện lạnh, gửi xe, thời gian miễn phí thi công và điều kiện hoàn trả mặt bằng.

Giá thuê chưa phản ánh toàn bộ ngân sách

Một số tòa nhà báo giá theo diện tích thuê văn phòng, nhưng chưa bao gồm VAT, phí quản lý hoặc chi phí điện điều hòa ngoài giờ. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ lấy giá thuê nhân với diện tích, ngân sách dễ bị thấp hơn thực tế.

Ví dụ, một startup chọn văn phòng 120m² vì thấy giá thuê phù hợp. Sau khi ký hợp đồng, đội ngũ mới nhận ra phí quản lý, chỗ đậu xe và điện ngoài giờ làm tổng chi phí mỗi tháng tăng đáng kể. Khoản tăng này có thể chưa lớn trong một tháng, nhưng sẽ ảnh hưởng rõ khi tính trong cả năm.

Tìm hiểu kỹ tất cả các khoản chi phí khi thuê

Diện tích thuê và diện tích sử dụng có thể khác nhau

Khi khảo sát, doanh nghiệp nên hỏi rõ diện tích tính thuê văn phòng và diện tích sử dụng thực tế. Một số tòa nhà tính theo tim tường. Ngoài ra, một số khác tính cả phần diện tích sử dụng chung theo quy chuẩn riêng. Vì vậy, cảm nhận khi đi xem mặt bằng có thể khác với con số ghi trong báo giá.

Nếu bố trí nhiều phòng họp, phòng giám đốc, pantry hoặc khu lưu trữ, diện tích làm việc thực tế cho nhân sự có thể bị thu hẹp. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra layout sơ bộ trước khi đặt cọc.

Tham khảo thêm: Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Thực Tế, Hiệu Quả

Thời gian miễn phí thi công cần được tính kỹ

Thời gian miễn phí thi công là yếu tố quan trọng trong hợp đồng thuê văn phòng. Nếu văn phòng cần cải tạo nhiều nhưng thời gian miễn phí ngắn. Lúc đó, doanh nghiệp có thể phải trả tiền thuê khi chưa kịp vận hành.

Ngoài ra, quy định thi công của từng tòa nhà cũng khác nhau. Một số nơi chỉ cho thi công ngoài giờ hành chính. Và khi đó, chi phí nhân công, vận chuyển vật tư và giám sát có thể tăng so với kế hoạch ban đầu.

Có thể bạn quan tâm: Bí Quyết Tiết Kiệm Chi Phí Thuê Văn Phòng Của Công Ty

Những Chi Phí Ẩn Thường Gặp Sau Khi Thuê Văn Phòng

Các khoản chi phí ẩn không phải lúc nào cũng xuất hiện trong báo giá ban đầu. Chúng thường phát sinh từ nhu cầu vận hành thực tế hoặc quy định riêng của tòa nhà.

Phí quản lý, điện lạnh và làm ngoài giờ

Chi phí thuê văn phòng thường sẽ bao gồm cả chí quản lý như phí vệ sinh khu vực chung, bảo vệ, lễ tân, bảo trì thang máy và hệ thống chung. Tuy nhiên, phạm vi bao gồm cần được xác nhận rõ. Không nên mặc định phí quản lý đã bao gồm mọi tiện ích.

Điện lạnh cũng là khoản cần chú ý. Một số tòa nhà chỉ cung cấp điều hòa trong giờ hành chính. Trong trường hợp này, chi phí điều hòa có thể được tính riêng. Điều này thường áp dụng ngoài giờ hành chính.

Ví dụ như buổi tối, cuối tuần hoặc ngày lễ. Với công ty công nghệ, marketing, tài chính hoặc vận hành, khoản này rất quan trọng. Vì vậy, doanh nghiệp nên dự toán chi phí này ngay từ đầu.

Chi phí gửi xe cho nhân sự và khách hàng

Gửi xe là vấn đề dễ bị xem nhẹ khi thuê văn phòng. Tuy nhiên, khi công ty có nhiều nhân viên đi xe máy hoặc ô tô, chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ:

• Số lượng xe máy được đăng ký theo diện tích thuê
• Số lượng ô tô có thể bố trí
• Phí gửi xe tháng cho nhân viên
• Phí gửi xe cho khách đến giao dịch
• Phương án gửi xe gần tòa nhà nếu bãi xe đầy

Với các công ty thường xuyên tiếp khách, thiếu chỗ đậu xe có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp.

Kiểm tra khu vực gửi xe vì ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm nhân viên và khách hàng

Chi phí hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm chi phí vào văn phòng, nhưng chưa tính chi phí rời đi. Khi kết thúc hợp đồng thuê, một số tòa nhà yêu cầu hoàn trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu. Điều này có thể bao gồm tháo dỡ vách ngăn, sàn, trần, hệ thống điện, mạng và nội thất cố định.

Nếu văn phòng được cải tạo nhiều, chi phí hoàn trả có thể khá đáng kể. Vì vậy, điều khoản bàn giao và hoàn trả cần được đọc kỹ trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

Bảng so sánh: chi phí dễ thấy và chi phí dễ bị bỏ qua

Cách Hạn Chế Phát Sinh Khi Ký Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Một hợp đồng thuê rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tốt hơn. Tuy nhiên, trước khi đến bước hợp đồng, việc khảo sát và đặt câu hỏi đúng cũng rất quan trọng.

Chuẩn bị nhu cầu vận hành trước khi đi xem mặt bằng

Trước khi khảo sát, doanh nghiệp nên xác định số nhân sự hiện tại. Đồng thời, cần dự kiến kế hoạch tăng trưởng, số phòng họp và tần suất tiếp khách. Nếu công ty mở rộng nhanh, nên cân nhắc diện tích dự phòng hoặc điều khoản mở rộng phù hợp.

Ngoài ra, cần xác định thói quen làm việc của đội ngũ. Nếu nhân viên thường làm ngoài giờ, chi phí điện lạnh và gửi xe buổi tối cần được tính vào ngân sách.

Tham khảo thêm: Tiết Kiệm 20% Chi Phí Thuê Văn Phòng Chỉ Nhờ Mẹo Nhỏ Này

Yêu cầu bảng chi phí tổng thay vì chỉ hỏi giá thuê văn phòng

Khi làm việc với bên cho thuê, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng tổng hợp chi phí dự kiến. Bảng này cần gồm tiền thuê, phí quản lý, VAT, điện, nước, điều hòa ngoài giờ, gửi xe và ký quỹ nếu có. Nhờ vào đó, sẽ giúp so sánh công bằng giữa nhiều tòa nhà. Một văn phòng giá thấp nhưng nhiều khoản cộng thêm chưa chắc đã tiết kiệm.

Kiểm tra điều kiện bàn giao khi thuê văn phòng bằng hình ảnh và biên bản

Trước khi nhận mặt bằng, doanh nghiệp nên ghi nhận hiện trạng bằng hình ảnh, video và biên bản bàn giao. Các hạng mục như thiết bị điện, trần, sàn, tường, cửa, hệ thống điện, điều hòa, đầu báo cháy và thiết bị vệ sinh cần được kiểm tra cụ thể.

Việc này giúp hạn chế tranh chấp khi vận hành hoặc khi kết thúc hợp đồng. Nếu có hạng mục hư hỏng sẵn, nên ghi rõ trong biên bản để tránh phát sinh trách nhiệm không phù hợp.

Kiểm tra hình ảnh thực tế trước khi chọn thuê

Kinh nghiệm đánh giá văn phòng trước khi thuê văn phòng

Khi đi xem văn phòng, đừng chỉ nhìn mặt bằng có đẹp hay không. Điều quan trọng hơn là văn phòng đó có vận hành thuận tiện mỗi ngày hay không. Ví dụ như một không gian sáng, vị trí tốt nhưng thang máy quá tải vào giờ cao điểm vẫn có thể gây bất tiện cho nhân sự.

Bạn cũng nên thử quan sát tòa nhà vào khung giờ đi làm, giờ ăn trưa hoặc cuối ngày. Đây là lúc có thể thấy rõ lưu lượng thang máy, tình trạng gửi xe, sảnh đón khách và cách ban quản lý xử lý vận hành.

Một điểm khác cần chú ý khi thuê văn phòng là khả năng thay đổi layout. Văn phòng có mặt bằng vuông vức, ít cột, trần kỹ thuật dễ xử lý thường giúp thiết kế linh hoạt hơn. Nhờ đó, chi phí cải tạo văn phòng có thể dễ kiểm soát hơn so với không gian bị chia cắt phức tạp.

Kết Luận

Thuê văn phòng là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hình ảnh và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá thuê ban đầu. Thay vào đó, hãy đánh giá tổng chi phí sử dụng, điều kiện bàn giao, hạ tầng kỹ thuật, phí vận hành và điều khoản hoàn trả mặt bằng.

Theo dõi Leaspec để cập nhật những giải pháp tìm và lựa chọn thuê văn phòng tối ưu, hiệu quả nhé!

Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu

• Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TPHCM
• Đường dây nóng: 0916 801 881
• Email: info@leaspec.com
• Trang web: https://leaspec.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/