Top 5 Ưu Điểm Văn Phòng Mở Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại!

Trong thời đại công nghệ và cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần không gian làm việc tối ưu. Văn phòng mở nổi lên như giải pháp lý tưởng, đáp ứng nhu cầu linh hoạt và hiệu quả. Vậy ưu điểm văn phòng mở có gì nổi bật. Cùng Leaspec tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Văn Phòng Mở Là Gì? Tổng Quan Khái Niệm & Đặc Điểm

Văn phòng mở là gì? Giải thích khái niệm chi tiết

Văn phòng mở (open office) là mô hình bố trí không gian làm việc loại bỏ vách ngăn cố định, thay bằng các bàn làm việc chung nhằm tạo môi trường tương tác cao.

Nhân sự làm việc trong một không gian liên thông, sử dụng chung nguồn sáng, hệ thống điều hòa và các khu vực tiện ích. Mô hình này thường gắn liền xu hướng linh hoạt – tối ưu diện tích – thúc đẩy giao tiếp nội bộ.

Nguồn gốc và sự phát triển của mô hình văn phòng mở trên thế giới

Văn phòng mở xuất hiện từ đầu thế kỷ 20 tại châu Âu với mục tiêu gia tăng tốc độ xử lý công việc hành chính. Đến những năm 1950 – 1970, khái niệm open office được hoàn thiện bởi các nhà thiết kế Đức theo định hướng: không gian sáng – kết nối – trực quan.

Giai đoạn 2000 – 2020, văn phòng mở bùng nổ mạnh trong lĩnh vực công nghệ và startup. Google, Meta, Airbnb, Spotify trở thành biểu tượng cho xu hướng không gian làm việc mở, linh hoạt, chú trọng trải nghiệm nhân sự.

Trong kỷ nguyên hậu COVID-19, mô hình này tiếp tục được tối ưu để phù hợp nhu cầu hybrid working, giúp doanh nghiệp nâng cao sự gắn kết và hiệu quả vận hành.

Xem thêm: Giải Pháp Thiết Kế Văn Phòng Xanh Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại 

So sánh ưu điểm văn phòng mở và văn phòng truyền thống

Sự khác biệt này giải thích vì sao nhiều doanh nghiệp trẻ ưu tiên mô hình mở, trong khi các tổ chức yêu cầu bảo mật lại giữ mô hình truyền thống.

Top 5 Ưu Điểm Văn Phòng Mở Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

1. Ưu điểm văn phòng mở: Tối ưu chi phí đầu tư và vận hành văn phòng

Ưu điểm văn phòng mở dễ nhận thấy nhất nằm ở chi phí. Môi trường không vách ngăn giúp doanh nghiệp:

• Giảm chi phí thi công nội thất

• Tối ưu diện tích thuê

• Giảm chi phí thiết bị nhờ sử dụng tài nguyên chung

• Giảm nhu cầu chiếu sáng nhân tạo trong giờ hành chính

Với doanh nghiệp SME hoặc startup, khoản tiết kiệm này đủ lớn để tái đầu tư vào công nghệ, marketing, tuyển dụng. Khi quy mô tăng, doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh layout thay vì phá dỡ – xây mới, giúp rút ngắn thời gian mở rộng.

2. Ưu điểm văn phòng mở: Tăng cường giao tiếp & hợp tác giữa các thành viên

Trong môi trường liên thông, nhân sự dễ dàng trao đổi trực tiếp. Quá trình ra quyết định nhờ vậy nhanh hơn. Các hoạt động teamwork diễn ra tự nhiên, góp phần giảm rào cản phòng ban.

Một ví dụ điển hình: các agency marketing thường sử dụng layout mở để kết nối đội content – design – account. Khi cần brainstorm, cả đội có thể lập tức trao đổi ngay tại bàn dài mà không phải đặt phòng họp. Điều này tạo luồng thông tin “không rào cản”, giảm sự trì hoãn.

Lợi ích lớn tiếp theo là khả năng minh bạch thông tin. Nhà quản lý quan sát được tiến độ team, đồng thời hỗ trợ nhân sự mới hòa nhập nhanh.

Xem thêm: Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Hướng Tới Trải Nghiệm Người Dùng

3. Ưu điểm văn phòng mở: Thúc đẩy sáng tạo nhờ không gian linh hoạt

Tính linh hoạt là cốt lõi của văn phòng mở. Không gian này khuyến khích phản xạ tự do, giúp ý tưởng chảy liên tục. Sự thay đổi vị trí làm việc, di chuyển giữa khu trao đổi – khu chill – khu focus giúp não bộ “đổi trạng thái”, từ đó kích hoạt sự sáng tạo.

Nhiều doanh nghiệp công nghệ thiết kế góc sáng tạo, khu bảng trắng, sofa lười hoặc bàn đứng để tạo môi trường “đổi gió”. Nhân sự cảm thấy dễ chịu hơn, ý tưởng xuất hiện tự nhiên hơn. Đây là lý do khiến văn phòng mở trở thành biểu tượng của các công ty tech và startup.

4. Ưu điểm văn phòng mở: Tối ưu ánh sáng – không khí – trải nghiệm làm việc

Một ưu điểm văn phòng mở quan trọng khác là khả năng tối ưu chất lượng môi trường làm việc. Ánh sáng tự nhiên được tận dụng tối đa, tạo sự thoải mái cho mắt và cải thiện năng lượng của nhân sự. Hệ thống điều hòa lưu thông dễ dàng trong không gian mở, hạn chế hiện tượng “chỗ quá nóng – chỗ quá lạnh”.

Trải nghiệm làm việc nhờ đó thoải mái hơn. Nhân sự cảm nhận được sự kết nối với đồng nghiệp, đồng thời giảm căng thẳng trong ngày dài. Một môi trường sáng – thoáng – tiện ích góp phần nâng cao hiệu suất theo hướng bền vững.

5. Ưu điểm văn phòng mở: Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ

Văn phòng mở phản ánh đúng tinh thần hiện đại và sự cởi mở trong giao tiếp nội bộ. Khi mọi người ngồi gần nhau hơn, các hoạt động như: chia sẻ, trao đổi ý kiến, hỗ trợ nhanh, sinh hoạt nhóm diễn ra dễ dàng hơn.

Nhiều doanh nghiệp còn sử dụng khu sinh hoạt chung như một phần bản sắc thương hiệu: khu pantry sáng tạo, khu tường chữ ký, khu góc đọc sách, khu workshop mini.

Những ưu điểm văn phòng mở góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp tích cực, giúp nhân sự cảm nhận mình thuộc về tập thể. Đây là yếu tố giữ chân nhân tài rất hiệu quả.

Doanh Nghiệp Có Nên Áp Dụng Mô Hình Văn Phòng Mở? Khuyến Nghị & Tiêu Chí Đánh Giá

Những doanh nghiệp phù hợp với văn phòng mở

Ưu điểm văn phòng mở đặc biệt phù hợp:

• Doanh nghiệp startup cần tối ưu chi phí

• Công ty sáng tạo: marketing, agency, media, thiết kế

• Doanh nghiệp công nghệ – phần mềm

• SME cần tăng tốc hợp tác nội bộ

• Công ty chú trọng văn hóa trẻ trung, năng động

Những nhóm ngành này có đặc thù cần sự trao đổi liên tục, sáng tạo nhanh, tạo năng lượng nhóm mạnh.

Trường hợp không nên áp dụng văn phòng mở

Một số ngành nghề, mô hình tổ chức nên cân nhắc:

• Đơn vị tài chính – kế toán – ngân hàng với yêu cầu bảo mật cao

• Doanh nghiệp sở hữu quá nhiều vị trí cần sự tập trung tuyệt đối

• Tổ chức quy mô lớn dẫn đến mật độ dày

• Đơn vị có nhiều khách hàng ghé thăm cần phòng riêng để trao đổi

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình hybrid: mở 70% + khu phòng riêng 30% để tối ưu cả bảo mật lẫn tính linh hoạt.

Các tiêu chí đánh giá trước khi triển khai mô hình văn phòng mở

Trước khi thiết kế thi công văn phòng mở, doanh nghiệp nên xem xét:

1. Văn hóa nội bộ hiện tại

Tổ chức thiên về giao tiếp trực tiếp sẽ phù hợp hơn. Nếu văn hóa đề cao sự riêng tư, cần bố trí thêm phone booth hoặc cabin tập trung.

2. Mật độ nhân sự

Diện tích trung bình lý tưởng: 6–8 m²/người. Nếu quá thấp, mức độ ồn tăng và giảm trải nghiệm.

3. Tính chất công việc

Ngành nghề cần data security nên bố trí không gian tách biệt cho nhóm quan trọng.

4. Ngân sách đầu tư

Văn phòng mở giúp tiết kiệm, tuy nhiên vẫn cần cân đối để có: ánh sáng chuẩn, ghế công thái học, hệ thống tiêu âm, layout khoa học,..

5. Khả năng mở rộng

Mô hình mở phù hợp doanh nghiệp dự kiến tăng trưởng nhân sự trong 1–3 năm. Chỉ cần thay đổi cách bố trí bàn, văn phòng vẫn vận hành mượt mà.

Với 5 ưu điểm văn phòng mở nổi bật trên, doanh nghiệp có thể thấy mô hình này mang lại lợi ích rõ rệt cho các tổ chức hiện đại. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá tính chất ngành nghề, mật độ nhân sự và yêu cầu bảo mật trước khi triển khai. 

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp văn phòng tối ưu, hãy cân nhắc mô hình này. Liên hệ Leaspec để được hỗ trợ chọn không gian phù hợp. Bắt đầu hành trình xây dựng văn phòng mở ngay hôm nay!

Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu

• Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TPHCM
• Hotline:  0916 801 881
• Email:  info@leaspec.com 
• Website:   https://leaspec.com
• Fanpage:  https://www.facebook.com/leaspecvn/