Cẩm Nang Thuê Văn Phòng Mới | Tổng Hợp Checklist Quan Trọng
Thuê văn phòng mới là một trong những quyết định rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Mỗi lựa chọn đều mang tính chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh trong dài hạn. Tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp đã mắc phải sai lầm dẫn đến việc thuê không ưng ý. Làm ảnh hưởng đến tài chính lẫn tổn thất thời gian.
Vậy nên, bài viết này Leaspec sẽ cung cấp đến bạn đọc những checklist quan trọng. Giúp doanh nghiệp dù start-up hay tập đoàn lớn đều có được quy trình thuê văn phòng ưng ý.
Tóm tắt nội dung
Lập Kế Hoạch & Xác Định Tiêu Chí Khi Thuê Văn Phòng Mới
Xác Định Nhu Cầu Diện Tích Và Quy Mô Nhân Sự
Liệt kê yêu cầu về sàn văn phòng
Trước khi thuê văn phòng mới, doanh nghiệp nên dành thời gian phân tích, phác họa rõ văn phòng mong muốn. Đây là bước nền tảng giúp quá trình thuê văn phòng được diễn ra hiệu quả, tránh phát sinh chi phí và rủi ro.
Sai lầm phổ biến khi chọn văn phòng là chỉ tính toán diện tích theo số lượng nhân sự hiện tại mà bỏ qua yếu tố tăng trưởng. Thực tế cho thấy, diện tích sử dụng hiệu quả thường dao động từ 5 – 8m²/người, tùy theo mô hình mà doanh nghiệp hướng đến.
Ngoài số lượng nhân sự hiện hữu, doanh nghiệp cần:
- Dự báo kế hoạch mở rộng trong vòng 2 – 3 năm.
- Tính toán thêm diện tích cho phòng họp, pantry, khu tiếp khách, kho lưu trữ.
- Cân nhắc xu hướng làm việc hybrid để tối ưu mặt bằng.
Việc lựa chọn diện tích phù hợp giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng chuyển văn phòng quá sớm. Vấn đề lớn gây gián đoạn hoạt động, phát sinh chi phí lớn.
Thiết Lập Ngân Sách Thuê Văn Phòng Mới
Ngân sách là yếu tố quyết định phạm vi lựa chọn tòa nhà và khu vực. Khi thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cần xác định rõ tổng chi phí hàng tháng. Cụ thể:
- Giá thuê gốc (USD/m²/tháng).
- Phí dịch vụ quản lý.
- Thuế VAT.
Bên cạnh đó, cần đặc biệt lưu ý các khoản chi phí “ẩn” thường bị bỏ sót:
- Phí điện điều hòa ngoài giờ hành chính.
- Chi phí gửi xe ô tô, xe máy cho nhân viên.
- Phí làm việc cuối tuần, ngày lễ.
- Chi phí tăng giá định kỳ theo hợp đồng.
Thị trường cho thấy nhiều tòa nhà hạng B, C tại Hà Nội và TP.HCM đang duy trì mức giá cạnh tranh hơn so với giai đoạn trước. Điều này tạo cơ hội tốt cho doanh nghiệp tối ưu ngân sách khi thuê văn phòng mới.
Xem thêm: 15+ tòa nhà văn phòng hạng B nổi bật tại TP.HCM
Lựa Chọn Vị Trí Địa Lý Và Giao Thông Chiến Lược
Chọn lựa vị trí văn phòng
Chọn văn phòng nhất định phải quan tâm đặc biệt đến vị trí. Vị trí sẽ ảnh hưởng đến sự thuận tiện trong giao dịch, tác động trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu. Doanh nghiệp nên ưu tiên:
- Khu vực trung tâm hoặc các trục giao thông lớn.
- Dễ dàng kết nối với khách hàng, đối tác.
- Thuận tiện cho nhân sự di chuyển.
Ngoài ra, cần khảo sát thực tế:
- Tình trạng kẹt xe vào giờ cao điểm.
- Khoảng cách tới ngân hàng, quán ăn, trung tâm thương mại.
- Khả năng tiếp cận phương tiện công cộng.
Báo cáo từ Leaspec, xu hướng thuê văn phòng mới tại các khu vực ngoài trung tâm đang gia tăng. Phần lớn nhờ giá thuê hợp lý cùng hạ tầng giao thông ngày càng hoàn thiện.
Xác Định Thời Điểm Bắt Đầu Tìm Kiếm Văn Phòng
Thời điểm tìm kiếm đóng vai trò quan trọng trong quá trình thuê văn phòng mới. Khoảng thời gian lý tưởng là từ 3 – 6 tháng trước khi hợp đồng cũ hết hạn.
Tìm văn phòng sớm doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn giữa nhiều phương án. Chủ động đàm phán giá cùng điều khoản. Tránh bị động dẫn đến chấp nhận giá thuê cao trong khi vẫn có thể chốt được deal giá tốt.
Xem thêm: Bí quyết đàm phán giá thuê văn phòng Quận 1
Quy Trình Khảo Sát Thực Tế Mặt Bằng Khi Thuê Văn Phòng Mới
Phân Loại Và Lựa Chọn Hạng Văn Phòng (A, B, C)
Phân loại văn phòng
Sau khi đã xác định tiêu chí, bước khảo sát thực tế chính là giai đoạn “lọc” quan trọng nhất. Đây là lúc doanh nghiệp đánh giá chính xác mức độ phù hợp của tòa nhà so với nhu cầu đã đặt ra.
Thị trường hiện nay được phân chia thành ba hạng chính:
- Hạng A: Vị trí trung tâm, chất lượng cao, giá thuê cao.
- Hạng B: Chất lượng tốt, vị trí linh hoạt, chi phí tối ưu.
- Khối văn phòng hạng C và giá rẻ: Giá thuê thấp, phù hợp startup hoặc doanh nghiệp nhỏ.
Việc thuê văn phòng mới cần cân đối giữa ngân sách, hình ảnh thương hiệu. Theo Leaspec, nhiều doanh nghiệp ngày nay ưu tiên thuê văn phòng hạng B vì khả năng tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn vận hành.
Kiểm Tra Hệ Thống Hạ Tầng Và Kỹ Thuật Tòa Nhà Khi Thuê Văn Phòng Mới
Hạ tầng kỹ thuật là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hàng ngày. Khi khảo sát, cần kiểm tra:
- Hệ thống điều hòa trung tâm (công suất, thời gian vận hành).
- Số lượng và tốc độ thang máy.
- Máy phát điện dự phòng có đáp ứng 100% công suất hay không.
Ngoài ra, chất lượng sàn, trần, hệ thống chiếu sáng cùng khả năng chịu tải cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng. Việc kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro trong quá trình thi công nội thất.
Đánh Giá Tiêu Chuẩn An Toàn Và Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC)
Kiểm tra các quy chuẩn an toàn về PCCC
Đây là điều kiện bắt buộc khi thuê văn phòng mới để doanh nghiệp được cấp phép hoạt động. Cần yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp:
- Giấy chứng nhận PCCC còn hiệu lực.
- Hồ sơ nghiệm thu hệ thống phòng cháy.
Khảo sát thực tế lối thoát hiểm, hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn cho nhân sự và tuân thủ pháp luật.
Xem thêm: Thiết kế hệ thống PCCC mới nhất
Tiện Ích Nội Khu Và Dịch Vụ Hỗ Trợ Đi Kèm
Văn phòng hiện đại cần có thêm các dịch vụ cùng tiện ích khác, cụ thể:
- Dịch vụ lễ tân, an ninh 24/7.
- Vệ sinh khu vực công cộng.
- Pantry, phòng họp dùng chung, không gian xanh.
Theo các báo cáo thị trường, xu hướng phát triển tòa nhà văn phòng hiện nay tập trung nhiều hơn vào tiện ích và không gian làm việc thân thiện nhằm giữ chân nhân sự.
Đàm Phán Hợp Đồng, Thủ Tục Pháp Lý Khi Thuê Văn Phòng Mới
Đàm Phán Giá Thuê, Phí Dịch Vụ Và Lộ Trình Tăng Giá
Sau khi lựa chọn được mặt bằng phù hợp, giai đoạn đàm phán hợp đồng quyết định trực tiếp đến quyền lợi và chi phí dài hạn của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần làm rõ:
- Giá thuê cố định trong bao lâu.
- Biên độ tăng giá sau mỗi chu kỳ (thường 2 năm, không quá 10%).
- Phí dịch vụ bao gồm những hạng mục nào.
Việc nắm rõ thông tin thị trường từ những bản tin thị trường là vô cùng cần thiết. Vì sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở so sánh, đàm phán hiệu quả khi thuê văn phòng mới.
Điều Khoản Về Thời Hạn Thuê Và Chính Sách Đặt Cọc
Xem xét tính pháp lý cùng điều khoản hợp đồng
Hợp đồng thuê văn phòng mới thường có thời hạn từ 2 – 3 năm. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Số tiền đặt cọc (thường 3 tháng tiền thuê).
- Điều kiện hoàn trả cọc khi chấm dứt hợp đồng.
- Các trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Thời Gian Miễn Phí Thi Công Nội Thất (Fit-Out Period)
Thời gian fit-out là khoảng thời gian miễn tiền thuê để doanh nghiệp hoàn thiện nội thất. Thông thường:
- Diện tích nhỏ: 15–30 ngày.
- Diện tích lớn: 30–45 ngày hoặc hơn.
Cần làm rõ quy định về cải tạo, thi công để tránh vi phạm nội quy tòa nhà.
Kiểm Tra Pháp Lý Của Chủ Đầu Tư Và Đơn Vị Cho Thuê
Xem xét mức độ uy tín của chủ đầu tư
Cuối cùng, doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Giấy phép kinh doanh của bên cho thuê.
- Các điều khoản bồi thường khi vi phạm hợp đồng.
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp yên tâm trong suốt quá trình thuê văn phòng mới.
Xem thêm: Sản phẩm nội thất văn phòng hiện đại năm 2025
Thuê văn phòng mới là một hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Từ khâu lập kế hoạch, khảo sát thực tế đến đàm phán hợp đồng, hoàn thiện pháp lý. Một quyết định đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn. Hãy theo dõi Leaspec để luôn cập nhật được các bản tin mới nhất từ thị trường!
Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu
- Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TPHCM
- Hotline: 0916 801 881
- Email: info@leaspec.com
- Website: https://leaspec.com
- Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/
